Empezar con el préstamo de herramientas

Esta guía deja el préstamo de herramientas configurado desde cero: da de alta tus herramientas, dale a cada una una ubicación fija, y ofrece a tus operarios una pantalla de inicio con solo los botones que necesitan. El administrador hace la configuración una sola vez. Después, toda la rutina de los operarios es escanear, pulsar, listo.

Coger una herramienta prestada

La aplicación móvil configurada de la forma más sencilla posible, con un único botón favorito. Escanear, pulsar, listo. Esa es toda la rutina.

1. Pulsa el botón Herramienta · Prestar / devolver.
2. Escanea el código QR o el código de barras de la herramienta.
3. Pulsa para cogerla, y la herramienta queda registrada a tu nombre.

Opcional: introduce una fecha de devolución prevista; así todos ven cuándo piensas devolverla.

Devolver una herramienta

Mismo botón, mismo escaneo. Pulsa el botón de devolución en la ficha de la herramienta. Si el grupo de herramientas tiene una lista de comprobación, confirmas los puntos al devolverla. La lista se configura por grupo de herramientas y se puede desactivar por completo.

Mover una herramienta a otra ubicación

Con un código QR colgado en la ubicación, una herramienta se puede mover allí con un solo escaneo.

1. Escanea la herramienta y pulsa sobre quién la tiene ahora en la ficha.
2. Se abre la pantalla del propietario de la herramienta. Escanea el código QR de la ubicación, o elígela de la lista.
3. Confirma, y la herramienta queda en la nueva ubicación.

Todo lo que viene a continuación es configuración inicial del administrador. Tus usuarios no la ven nunca. Ten en cuenta que parte de esta configuración se puede hacer de varias maneras.

Crear una herramienta nueva en la aplicación web

Aquí mostramos cómo dar de alta las herramientas de una en una. También se pueden añadir muchas a la vez. Eso lo vemos en una guía aparte.

1. Menú de la izquierda → Herramientas, y pulsa + (Crear Herramienta).
2. Rellena Campos principales. Solo el Nombre es obligatorio; el resto se puede rellenar más tarde.
3. Añade una foto con Añadir imagen si quieres, y pulsa Confirmar.

Consejos para nombrar las ubicaciones: «A 1.1» para la sala A, estantería 1, nivel 1. «Taller» para un sitio fijo dentro de la nave. «Furgoneta 3» para el vehículo de un técnico. Usa el mismo patrón en todas partes; así cualquiera encuentra la herramienta con un vistazo rápido en la aplicación.

El número de artículo se crea automáticamente. Si dejas la ubicación base vacía, la herramienta acaba en una ubicación llamada «?».

Información adicional: los campos explicados

Todo lo de esta pestaña es opcional. Rellena lo que vayáis a usar; el resto puede quedarse vacío.

• Número del fabricante: el número de artículo del propio fabricante. Útil cuando hay que pedir la misma herramienta otra vez o buscar recambios.
• Nombre del fabricante: quién ha fabricado la herramienta. Facilita buscar y ordenar la lista por marca.
• Código de barras: el código que ya lleva la herramienta. Si lo introduces aquí, te ahorras imprimir un código QR nuevo.
• Blecode: el identificador de una etiqueta Bluetooth (BLE), si usáis ese tipo de etiquetas. Si usáis códigos QR, déjalo vacío.
• Precio de compra: lo que costó la herramienta. Así es fácil calcular el valor total de todas las herramientas, y tenéis documentación si algo se pierde o se estropea.
• Fecha de compra: cuándo se compró. Útil para la garantía, y para ver la antigüedad del equipo.
• Utilizable hasta: la fecha hasta la que la herramienta está homologada. Sirve por ejemplo para escaleras, arneses e instrumentos de medición que hay que revisar periódicamente, o para equipos con fecha de caducidad.
• Grupo de autorizaciones: limita qué usuarios tienen acceso a la herramienta, por ejemplo equipos que solo deben usar técnicos certificados.

Las dos últimas pestañas del mismo cuadro de diálogo: Nota para texto libre sobre la herramienta, y Campos propios si necesitáis campos que la aplicación no trae de serie.

Crear una herramienta nueva en la aplicación móvil

1. Pulsa el botón favorito para crear una herramienta, o la pestaña Listas → lista de herramientas → +.
2. Rellena el Nombre y la Ubicación base. La ubicación se puede escribir, elegir de la lista o escanear desde su código QR.
3. Activa Mostrar todos los campos para añadir más datos. Ahí está el Código de barras, para escanear un QR o un código de barras que la herramienta ya lleve en lugar de imprimir uno nuevo.
4. Pulsa el icono de guardar arriba a la derecha y listo.

¿Un código QR nuevo, o el que ya lleva la herramienta?

Para que la herramienta se pueda escanear tienes dos opciones, y las dos funcionan igual de bien.

Usar el código QR que genera el sistema

• El sistema crea automáticamente un código QR para cada herramienta; no hace falta nada más.
• Imprímelo como etiqueta y pégalo bien visible en la herramienta.

Usar el código que ya lleva la herramienta

• Mientras la creas (móvil): pulsa el botón de escaneo del campo Código de barras y escanea el código.
• En una herramienta que ya existe: ábrela en el móvil → Detalles → Añadir código de barras.
• En la aplicación web: pega el código en el campo Código de barras dentro de la información adicional.

Crear una plantilla de etiqueta

Se hace una sola vez, al principio. Tú decides el tamaño de la etiqueta y qué información aparece en ella.

1. Menú de la izquierda → Empresa → Plantillas de etiquetas, y pulsa + en la sección de herramientas.
2. Elige un tamaño de etiqueta en la lista de formatos. La vista previa de la derecha muestra cómo quedará.
3. Dale un nombre reconocible a la plantilla y pulsa Confirmar.

Imprimir etiquetas QR para herramientas

La plantilla anterior tiene que existir primero: es la que eliges al imprimir.

1. Marca las herramientas en la lista y pulsa el icono de etiqueta, Crear etiqueta.
2. Elige la plantilla que has creado, imprime, y pega la etiqueta bien visible en la herramienta.

Se admiten hojas de etiquetas A4 normales e impresoras de etiquetas de Brother y Dymo. Si necesitas un formato especial, puedes definir tus propias medidas en la plantilla.

Crear una ubicación e imprimir su código QR

1. Menú de la izquierda → Datos maestros → ubicaciones de almacenamiento, pulsa +.
2. Escribe el nombre de la ubicación y pulsa OK.
3. Marca la ubicación en la lista y pulsa el icono de etiqueta para imprimir. Cuelga el código en la estantería o en el contenedor.

Usuarios: un administrador y usuarios sencillos

El administrador configura el sistema una sola vez. Los demás solo necesitan coger, devolver y mover herramientas. Da de alta a los usuarios en Administración de usuarios y asígnales el rol sencillo. Configura bien los permisos del primer usuario y luego usa Copiar permisos y configuraciones para el resto. Así se hace: copiar permisos a varios usuarios a la vez.

Elegir los favoritos según lo que necesita cada usuario

El administrador puede tener todos los botones en su propia pantalla de inicio, mientras que el resto de usuarios solo ven los que el administrador ha elegido para ellos.

1. Aplicación web: Administración de usuarios → elige el usuario → pestaña Favoritos, y marca los botones que debe ver.
2. En la pestaña de Configuración móvil, marca la opción que impide cambiar los favoritos, y oculta las listas si quieres. Así el operario solo ve sus propios botones.

Configuración mínima recomendada: un único botón de prestar y devolver cubre las dos cosas. Añade más botones más adelante, cuando surja la necesidad.

Funciones adicionales útiles

• Seguimiento de proyectos: crea un proyecto con fechas, añade herramientas, sácalas al empezar y devuélvelas al terminar.
• Historial de préstamos: quién tuvo qué herramienta, cuándo y durante cuánto tiempo, más una columna de días desde el último préstamo.
• Fecha de devolución y avisos: avisos por correo de herramientas vencidas, las propias o las de todos.
• Averías y desperfectos: se notifican al escanear, la herramienta se reserva automáticamente a una ubicación aparte, y se marca como reparada cuando se arregla.
• Reservas y calendario: reserva herramientas con antelación, con un ajuste que evita la doble reserva.
• Tareas sobre herramientas: mantenimiento e inspección con fecha de vencimiento, y caducidad de certificados.

Las llaves funcionan exactamente igual que las herramientas: mismo préstamo y devolución, mismo flujo de códigos.

Configuración y consejos para el administrador

Tres ajustes que conviene conocer, todos ellos en la aplicación web.

• Aviso por correo: tú y otras personas de la empresa recibís un correo si una herramienta no se devuelve a tiempo.
  Menú de la izquierda → Empresa → Administración de usuarios → abrir el usuario → ajustes de correo
• La lista de comprobación se puede cambiar por grupo de herramientas, y se puede desactivar por completo.
  Menú de la izquierda → Datos maestros → grupos de herramientas → lista de comprobación de devolución
• La nota de la herramienta se puede mostrar de forma fija en la aplicación móvil, útil cuando un aviso debe estar siempre visible.
  Menú de la izquierda → Empresa → Configuración de la aplicación → pestaña Configuración móvil → mostrar siempre la nota en la página de información

Con esto el préstamo de herramientas queda en marcha: las herramientas están dadas de alta, los operarios tienen una pantalla de inicio con solo los botones que necesitan, y cada préstamo y cada devolución es un escaneo y una pulsación. Prueba Almacén OS gratis durante 30 días, o escríbenos si quieres ayuda con la configuración.