Las herramientas que «desaparecen» casi nunca las roba nadie. Suelen estar en manos de un compañero, en una furgoneta o en una obra que ya nadie recuerda. Esta guía explica cómo gestionar el préstamo de herramientas desde el móvil: escaneas el código QR de la herramienta cuando te la llevas, y vuelves a escanearlo cuando la devuelves. Mientras tanto, la aplicación sabe quién tiene qué, y dónde le corresponde estar.
- Escanea el código QR pegado a la herramienta.
- Asígnatela: pulsa Asignármela a mí y la herramienta queda registrada a tu nombre.
- Devuélvela: vuelve a escanear y pulsa Devolver.
- Confirma la lista de comprobación: la herramienta vuelve a estar disponible para el siguiente.
Antes de empezar
Solo hacen falta dos cosas antes del primer préstamo:
- La herramienta tiene que estar registrada y llevar una etiqueta QR pegada. A diferencia de los materiales, donde la etiqueta va en la estantería, la etiqueta de una herramienta va en la propia herramienta: viaja con ella.
- La app tiene que estar instalada y tienes que haber iniciado sesión con tu propio usuario. Es el inicio de sesión lo que determina a nombre de quién queda registrada la herramienta.
Paso 1: Escanea el código QR de la herramienta
Todo empieza por el escaneo del código. No hace falta buscar antes la herramienta en una lista: el código abre directamente su ficha.
- Abre la pestaña Escáner en la parte inferior de la app móvil.
- Pulsa Escanear artículo y enfoca la cámara al código QR de la herramienta.
Paso 2: Asígnate la herramienta
Una vez leído el código se abre la ficha de la herramienta, con su número y su nombre en la parte superior, por ejemplo 124: Taladro eléctrico #2.
En esa ficha hay dos datos que importan en el día a día:
- Inicio: el sitio fijo al que pertenece la herramienta, por ejemplo A 1.2.
- Asignado: si la herramienta está en su sitio, muestra la ubicación. Si está prestada, muestra el nombre de quien la tiene.
Para llevártela contigo, pulsa Asignármela a mí. La herramienta queda registrada a tu nombre, y el resto del equipo ve lo mismo cuando la consulta.
Paso 3: Devuelve la herramienta
La devolución sigue el mismo camino: vuelve a escanear el código QR de la herramienta. Ahora la ficha ofrece el botón Devolver en lugar del botón de préstamo.
- Pulsa Devolver. Se abre el diálogo de devolución, con el número, el nombre y la ubicación de origen en la parte superior.
- Repasa la Lista de comprobación y marca los puntos uno a uno: Completado, Limpiar, Funcionamiento y una última confirmación de que la herramienta está físicamente en su sitio.
- Pulsa el botón verde Devolver para confirmar.
Después, Asignado vuelve a mostrar la ubicación de origen, y el botón de la ficha vuelve a ser Asignar, listo para el siguiente. La devolución entera lleva apenas unos segundos.
¿Por qué una lista de comprobación al devolver?
La lista es lo que separa «la herramienta está devuelta» de «la herramienta está lista para usarse». Sin ella, el siguiente hereda el problema: coge un taladro sin batería y se entera arriba, en el tejado.
- Completado: el maletín, el cargador, la batería y las puntas están, no solo la máquina.
- Limpiar: la herramienta está en el estado en que te gustaría encontrarla a ti.
- Funcionamiento: sigue funcionando y no ha sufrido daños por el camino.
- En su sitio: está físicamente en su ubicación, no en tu furgoneta.
Si algo no está bien, no basta con dejar la casilla sin marcar: avísalo con el botón Defectuoso del diálogo de devolución, para que el siguiente lo sepa antes de ir a buscarla.
Ver quién tiene qué
El sentido de escanear es la visión que da al resto del equipo. Cuando alguien consulta la herramienta (escaneando el código o buscándola en Listas) ve:
- Asignado: el nombre de quien se la llevó, o la ubicación si está en su sitio.
- Inicio: dónde tiene que volver la herramienta.
- Fecha de devolución: cuándo se espera de vuelta, si se ha fijado una fecha.
- El historial de movimientos registrados sobre la herramienta.
Esto es justo lo que sustituye a la ronda de llamadas. En lugar de llamar a tres compañeros para saber quién tiene el martillo perforador grande, la consultas y lees el nombre.
Cuando algo está roto o falta
Los daños casi siempre los detecta quien tuvo la herramienta en último lugar, y sale mucho más barato registrarlos en ese momento que dejar que los descubra el siguiente.
- Notificar defecto: el botón está en la ficha de la herramienta y se puede usar en cualquier momento, no solo al devolverla.
- Defectuoso: en el diálogo de devolución, para cuando algo va mal con lo que estás entregando.
- Crear tarea: añade una tarea sobre la herramienta, por ejemplo una revisión, una calibración o «necesita cargador nuevo». El equipo las encuentra después en la pestaña Tareas, en la parte inferior de la app.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre herramientas y materiales?
Las herramientas se prestan y vuelven: se sigue una unidad concreta a lo largo del tiempo y el sistema registra quién la tiene. Los materiales se consumen, y lo que se registra es la cantidad que entra y sale. Por eso la etiqueta QR va en la propia herramienta, mientras que la del material va en la estantería.
¿Cada herramienta necesita su propio código QR?
Sí, cada una. Si quieres distinguir dos taladros iguales (que es justo lo que necesitas cuando uno de los dos está fuera), cada uno necesita su código. Por eso las herramientas llevan también su propio número y nombre.
¿Qué pasa si alguien se olvida de escanear?
La herramienta sigue figurando como disponible y la visión de conjunto deja de coincidir con la realidad. Ese es el único hábito que hay que interiorizar en el equipo. A cambio, ese es todo el trabajo: un escaneo al salir y otro al volver.
¿Qué hago si la herramienta está dañada al devolverla?
Devuélvela igualmente, pero pulsa Defectuoso en el diálogo de devolución en lugar de marcar Funcionamiento. Así el daño queda registrado en la herramienta y el siguiente lo ve antes de ir a recogerla.
En resumen
El préstamo de herramientas desde el móvil se reduce en la práctica a dos escaneos: uno al llevártela y otro al devolverla. A cambio, el equipo deja de adivinar dónde están las cosas, los daños los registra quien los ha causado, y las herramientas que no vuelven se hacen visibles mientras todavía se pueden encontrar.
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