Empezar con Almacén OS es rápido: la mayoría está escaneando el mismo día. Esta guía te lleva por toda la configuración en cuatro pasos sencillos: añadir usuarios, registrar materiales, imprimir códigos QR y retirar y reponer stock con el móvil. Los pasos 1–3 se hacen en la aplicación web (en el navegador) y el paso 4 en la app móvil.
En resumen, empieza en 4 pasos:
- Añade usuarios: crea a los compañeros que van a usar el sistema.
- Registra materiales: introduce tus artículos con nombre, unidad y ubicación.
- Imprime códigos QR: genera las etiquetas y pégalas en la estantería.
- Retira y repone: escanea el código QR con el móvil para retirar y añadir stock.
Sobre esta guía: muestra una forma de empezar. La mayoría de las tareas se pueden hacer de varias maneras (por ejemplo, los materiales se pueden importar en bloque desde Excel en lugar de añadirlos uno a uno), y casi todo se puede hacer tanto en la aplicación web como en la app móvil. Consulta las demás guías para ver otras formas de hacerlo, o escríbenos si tienes dudas sobre si algo se puede hacer de otra manera.
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Empieza tu prueba gratuita →Paso 1: Añade usuarios (aplicación web)
Primero añades a los compañeros que van a usar Almacén OS: por ejemplo otros usuarios administradores, o quienes solo van a retirar o añadir materiales con la app móvil.
Los pasos 1–3 se hacen en la aplicación web: inicia sesión en el navegador aquí:
- Abre Administración de usuarios. La encuentras en el menú de la izquierda de la aplicación web, en Empresa → Administración de usuarios.
- Haz clic en el + (Añadir usuario) de la barra de acciones.
- Rellena nombre y apellidos, correo electrónico (se usa para iniciar sesión) y contraseña (mínimo 8 caracteres).
- En la pestaña Permisos eliges a qué tendrá acceso el usuario. Los menús y botones que ve en la app dependen de estos permisos.
- Confirma: a partir de ese momento el usuario ya puede iniciar sesión con su correo y contraseña. Avisa a tus compañeros enseguida: pueden descargar la app de Almacén OS en la App Store o Google Play e iniciar sesión al momento; así todo el equipo empieza desde el primer día.
Consejo: también puedes dejar que los usuarios elijan su propia contraseña: márcalos en la lista de usuarios y usa la función de restablecer contraseña; recibirán un correo con un enlace para ponerse su propia contraseña.
¿Quieres saber más sobre la configuración de usuarios? Cada usuario se puede ajustar al detalle: decides a qué tiene acceso, qué ubicaciones ve, qué acciones puede realizar y si debe recibir avisos, por ejemplo un mensaje cuando un material baja de un mínimo establecido, o un correo sobre otros eventos.
Paso 2: Añade materiales nuevos (aplicación web)
Después registras tus materiales en el sistema. Aquí te enseñamos a crear los materiales uno a uno de forma manual, la manera más sencilla cuando tienes pocos artículos o quieres ir probando.
- Abre la lista de materiales. Encontrarás Materiales en el menú de la izquierda de la aplicación web.
- Haz clic en el botón + (Añadir material) de la barra de acciones, arriba de la lista.
- En la pestaña Campos principales, rellena lo más importante: Material Nombre (obligatorio), un Material grupo para agrupar los materiales (opcional) y la Unidad (por ejemplo uds., metros o litros).
El campo Tipo de movimiento de stock viene por defecto en Cantidad, que es lo que encaja con la gran mayoría de materiales.
¿Qué significa «Tipo de movimiento de stock»?
Tipo de movimiento de stock determina cómo se lleva el stock del material. El campo tiene seis opciones, y la que elijas decide qué funciones de registro están disponibles para ese material:
- Nada: sin control de stock. El material existe solo como ficha de catálogo (nombre, precios, proveedor, etc.), pero no se puede registrar ni entrada ni salida. El sistema muestra un mensaje avisando de que no es posible registrar movimientos con ese tipo.
- Cantidad: la opción por defecto. El stock se lleva como un número por ubicación de almacén. Se registran entradas y salidas por cantidad, sin seguimiento de unidades concretas.
- Números de serie: cada unidad se registra con su propio número de serie, y las entradas y salidas se hacen por número de serie. Se usa cuando hay que poder rastrear piezas individuales.
- Lote: el stock se lleva por lotes con número de lote, por ejemplo para trazabilidad o caducidad.
- Tambor: para bobinas de cable y similares. Cada bobina se registra por separado y se dan de baja longitudes (la longitud restante se controla por bobina).
- Estado: el stock se divide por estado (por ejemplo nuevo/usado); técnicamente funciona como los lotes, pero la clave es el estado en lugar del número de lote.
Dos cosas que conviene saber al crear el material:
- Si eliges Números de serie, Lote o Estado, el «stock actual» se pone automáticamente a 0 en el formulario de creación. El stock se introduce después a través de los registros de número de serie o de lote.
- Números de serie, Lote, Tambor y Estado se tratan internamente como tipos «tipo lote», así que tienen sus propias pestañas y diálogos para el stock, mientras que «Cantidad» solo tiene un campo simple de cantidad.
- En la pestaña Ubicación de almacenamiento indicas el Nombre de la ubicación de almacenamiento (el sitio físico donde está el material) y un Punto de pedido (el mínimo) si quieres recibir un aviso cuando quede poco. Un material también puede tener varias ubicaciones, por ejemplo si el mismo material está en distintos almacenes o en una furgoneta de servicio.
- Confirma y repite el mismo proceso con los siguientes materiales.
¿Código QR o tu propio código de barras? Para que un material se pueda escanear tienes dos opciones. Lo más fácil es usar el código QR que el sistema crea automáticamente para cada material (lo imprimes como etiqueta en el paso 3): así no tienes que hacer nada más en este paso. Pero si el artículo ya tiene un código de barras, un código QR u otro número de referencia y prefieres usar ese, puedes introducirlo en el campo Código de barras de la pestaña Campos adicionales: así escaneas el código existente directamente, sin imprimir una etiqueta nueva.
¿Usar un código que ya existe? Lo más fácil es escanearlo con el móvil
Si el artículo ya trae un código de barras, un código QR u otro número de referencia, no hace falta teclearlo a mano: lo más cómodo es escanear el código directamente en el campo Código de barras con la app móvil. Puedes hacerlo de dos formas:
A) Mientras creas el material en la app móvil:
- Empieza un material nuevo: desde Favoritos, abajo en la app, elige «Material – crear nuevo», o desde el menú de funciones (las tres rayas ≡) arriba a la izquierda.
- Rellena el nombre y los demás campos que necesites.
- Pulsa el botón del escáner a la derecha del campo Código de barras y escanea el código que ya trae el artículo.
- El código se rellena automáticamente. Pulsa Guardar (el icono del disquete, arriba).
B) En un material que ya has creado en la aplicación web:
- Abre el material en la app móvil: búscalo en la lista de materiales y púlsalo.
- Ve a la pestaña Detalles, arriba.
- Pulsa Añadir código de barras (el botón discontinuo en la parte superior).
- Escanea el código de barras o QR que ya trae el artículo. El código queda guardado en el material.
Varios códigos y la aplicación web: también puedes escribir el código a mano en el campo Código de barras (pestaña Campos adicionales) de la aplicación web. Si un material necesita varios códigos (por ejemplo el del proveedor y uno interno), usa Códigos de escáner adicionales (dentro de Editar material), donde puedes añadir tantos códigos como quieras, también escaneando.
¿Muchos materiales? Usa la importación desde Excel. Si tienes muchos artículos no hace falta meterlos uno a uno. En la lista de materiales encontrarás los botones Importar y Exportar: puedes subir un archivo Excel o CSV y crear o actualizar muchos materiales de una sola vez.
Paso 3: Imprime los códigos QR y colócalos en la ubicación (aplicación web)
En esta guía usamos códigos QR: imprimes una etiqueta por cada material y la pegas en la estantería o en el sitio donde está guardado.
La primera vez: elige una plantilla de etiqueta
- Abre Plantillas de etiquetas. La encuentras en el menú de la izquierda de la aplicación web, en Empresa → Plantillas de etiquetas.
- Crea una plantilla para etiquetas de material con el botón verde + y elige un formato que encaje con tu impresora. Se admiten hojas de etiquetas A4 normales (DIN A4) e impresoras de etiquetas Brother y Dymo.
- La plantilla decide qué aparece en la etiqueta: normalmente el código QR, el número de artículo y el nombre. La configuración por defecto va perfectamente bien para empezar.
Imprime las etiquetas
- Ve a la lista de materiales (Materiales en el menú izquierdo) y marca los materiales para los que quieres etiquetas.
- Haz clic en Crear etiqueta (el icono de etiqueta en la barra de acciones) y elige tu plantilla.
- Haz clic en Imprimir etiquetas e imprime.
- Pega la etiqueta bien visible en la ubicación del material: en el canto de la estantería, en la caja o en la pared junto al sitio.
Otros formatos de etiqueta: si necesitas un formato especial que no viene de serie, puedes definir tus propias medidas sobre hojas A4 en la plantilla.
Paso 4: Retirar y reponer con la app móvil (app móvil)
Ya está todo listo para el día a día: tu equipo retira y repone materiales escaneando con el móvil el código QR de la ubicación.
Iniciar sesión
- Descarga la app de Almacén OS en el móvil y elige Iniciar sesión con correo electrónico: usa el correo y la contraseña del paso 1.
- Los usuarios también pueden entrar escaneando un código QR desde la aplicación web (Iniciar sesión con código QR).
Retirar material
- Empieza el escaneo de una de estas dos formas: abre la pestaña Favoritos, abajo en la app, y pulsa Retirar material del stock (los favoritos se pueden personalizar con el icono del lápiz, arriba a la derecha), o abre la pestaña Escáner, también abajo.
- Escanea el código QR de la etiqueta que has pegado en la estantería.
- Si el material tiene varias ubicaciones, elige de cuál lo retiras. También ves el stock y la cantidad mínima de cada ubicación.
- Indica la cantidad que vas a retirar.
- Opcional: vincula la retirada a un proyecto, escribe una nota o adjunta un documento.
- Pulsa Retirar: recibes el mensaje «Movimiento de stock registrado correctamente» y el stock se actualiza al instante.
Añadir material
La reposición funciona exactamente igual: usa el favorito Añadir material al stock (o el botón Escáner), escanea el código QR e indica la cantidad que entra.
Consejo: retira muchos materiales de una vez. Si necesitas varios materiales distintos a la vez (todo lo de un proyecto, por ejemplo), existe la función Retirada colectiva, donde escaneas varios materiales seguidos y lo confirmas todo junto.
Listo — el almacén está en marcha
Los usuarios ya están dados de alta, los materiales registrados, las ubicaciones marcadas con códigos QR, y las retiradas y reposiciones se registran con el móvil. Tienes una visión completa del stock en tiempo real. Con el tiempo puedes explorar más posibilidades a tu ritmo, como la importación de datos maestros desde Excel, varios almacenes, stock mínimo con avisos y reservas por proyecto.
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